Документооборот – новая жизнь организации!

Документооборот – новая жизнь организации!

  • By
  • Posted on
  • Category : Без рубрики

Ряполов Электронный документооборот в комплексной системе управления компанией Электронный документооборот позволяет упорядочить, упростить, ускорить и в разы увеличить результативность выполнения хозяйственных операций. В современных автоматизированных системах управления компанией, электронный документооборот является обязательным модулем, т. В статье мы рассмотрим, как внедрение системы электронного документооборота помогает работе компании, приведем примеры интеграции электронного документооборота в комплексную систему управления. А найдя его, вы не можете быть уверены, что это последняя версия документа; длительный процесс согласования договоров и других документов. Когда вопрос требует оперативного решения, затягивание сроков ведет к убыткам компании; документы пересылаются или передаются лично от одного согласующего к другому, в результате чего сложно понять, на каком этапе согласования находится документ; всякий раз составление договора — это процесс творчества менеджеров и юристов. Нет унифицированных шаблонов документов; нет привязки финансовых документов к системе управления финансами и системам оперативного учета. Базы существуют каждая сама по себе и никак не интегрируются. Этап оформления и утверждения документов часто становится ограничивающим фактором, замедляющим операционный процесс. В результате же автоматизации документооборота повышается эффективность основной операционной деятельности приемки товаров, обслуживания клиентов, проведения тендеров, осуществления платежей и т. Неэффективный документооборот может привести, скажем, к простою автомобилей поставщика в приемных пунктах сырья предприятий заказчиков.

Баланс-Сервис

Связаться О решении Автоматизация процесса согласования договоров — ключевая и первостепенная задача для любых организаций, вовлеченных в активную хозяйственную деятельность с внешними контрагентами. Именно создание системы согласования договоров в электронном виде среди всех возможных направлений автоматизации документооборота дает наиболее значимый для компании эффект, приводит к ускорению процессов заключения сделок и существенно снижает риски подписания контрактов на невыгодных для организации условиях.

Система управления договорами повышает эффективность работы множества департаментов, среди которых тендерно-договорной отдел, отдел закупок, канцелярия, бухгалтерия, юридический отдел и другие. Автоматизация согласования договоров помогает сотрудникам, непосредственно занятым в договорном документообороте, выполнять задачи быстрее и с меньшим количеством ошибок. В свою очередь, руководство получает надежный инструмент контроля процессов согласования договоров и срока заключения сделок.

Модуль"Договора" позволяет систематизировать бизнес-процесс или получивший задачу на согласование договора, может обсудить спорные.

Тем не менее, ее значение для повышения эффективности компании недооценивается повсеместно. Приходится сталкиваться с 2 крайними проявлениями: За последствия принятых решений отвечать не кому. Согласование проходит быстро, но качество подписанных документов таково, что оно совершенно не соответствует масштабу и уровню сложности задач, решаемых компанией при развитии проектов.

Процедура согласования излишне формализована, часто заменяет собой систему совещаний см. Листы согласований проходят многократные циклы до завершения процедуры, ключевые сотрудники компании вынуждены многократно уделять время одним и тем же документам в заочных попытках устранить взаимные замечания другу друга. Но это никак не помогает - длительность согласований превышает всякие разумные пределы и может достигать нескольких месяцев.

Не смотря на чрезмерную длительность согласований, которая, казалось бы, должна приводить к высокому качеству подписываемых договоров, практика демонстрирует совершенно противоположную картину - качество документов падает.

Процесс согласования договоров в Очевидно, ваша организация состоит из множества больших и малых рабочих процессов — прием на работу, исполнение заказов от клиентов, обработка обращений граждан, закупки, ремонты, командировки, подготовка тендеров и многое другие. Чем оптимальнее работают процессы, тем меньше затрат у организации, и, тем выше, соответственно, конечная прибыль. Как быстро создать и адаптировать процесс под меняющиеся условия вашего предприятия?

Внутреннее регулирование бизнес-процессов по управлению долгами: основные процессы и взаимодействия, согласование и визирование договоров.

Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования подписания, визирования нередко нарушаются. Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор. Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор.

Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования. Документы приложения к договору, проекты, подписанные документы теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений. Коммуникации по договору не системны и электронная почта, и телефон, и личное общение. Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.

После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных отлагательных условий Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты.

Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота такие как 1С Документооборот, , Евфрат , так и самостоятельными решениями например, система на 1С Респект:

Электронное согласование документов в Битрикс24. Упрощаем бюрократические процедуры

Спустя три года работы в системе могу сказать, что эти критерии были правильными. Но я бы рекомендовал коллегам также обращать внимание на то, есть ли успешный опыт использования рассматриваемых программ в аналогичных компаниях, с таким же подобным документооборотом. Можно встретить мнение, что лучше сэкономить и написать программу самостоятельно. Я так не считаю. Разумнее купить готовое решение.

Последние статьи по теме Автоматизация договоров. Автоматизирован еще один бизнес-процесс – согласование заключения договоров.

Довольно большое количество организаций, государственных и коммерческих, если не поставили у себя , то хотя бы слышали и представляют себе что с помощью него можно делать спасибо маркетологам . В этой статье хочу кратко описать основные известные мне способы создания рабочих процессов в , и, в качестве дополнительной темы — то, как это можно сделать в одном из прикладных решений — .

Тематика рабочих процессов — документооборот. Представим себе бизнес-процесс согласования документа, заявки или другой сущности, который схематично можно изобразить так, как на рисунке 1 последовательное согласование по линейному маршруту и по очереди рассмотрим подходы: Использование встроенного в бизнес-процесса утверждения три этапа 2. Моделирование процесса в 3. Создание рабочего процесса в 4. Первый несущественно повышает логическую гибкость по сравнению с , второй сложен в разработке, которая будет обоснована разве что при разработке собственных коробочных решений.

Ну а формы есть только в -версии, желание покупать есть не у всех. Рисунок 1 — Схема линейного согласования Очевидно, если автоматизируемый бизнес-процесс выглядит так, как на рисунке 1, то, с некоторыми оговорками, подойдет любой способ — дело только в целесообразности. Но что делать, если процесс согласования выглядит так, как на рисунке 2? Здесь процесс согласования нелинейный, и маршрут зависит от нескольких условий.

Согласование договора в Битрикс24 (Бизнес процесс в Живой ленте)

Созданная система позволяет согласовывать более типов договорных документов. Инициировать согласование договора может любой сотрудник компании, находящийся как в московском офисе компании, так и в региональных подразделениях: После регистрации документа система автоматически определяет маршрут его согласования в зависимости от различных параметров документа, назначает задачи согласования и контролирует исполнение этих задач.

Данные бизнес-процессы возможно реализовать с помощью типовой Бизнес-процесс согласования договоров уникален в каждой.

Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять описание бизнес-процессов, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании. Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения, например: Оптимизация бизнес-процессов нужна в совершенно других ситуациях, — когда поводов для серьезного беспокойства нет, но в деятельности компании существуют небольшие досадные накладки и недостатки: Например, глобальная оптимизация процессов или частичный реинжиниринг.

В последние годы мы в своей работе все чаще сталкиваемся с ситуацией глобальной оптимизации плавно перетекающей в реинжиниринговые решения. Обычно работой по оптимизации занимаются высшие руководители, привлекая к проработке решений своих подчиненных с особо аналитическими мозгами. Причем занимаются в фоновом режиме, используя такие инструменты как интуицию, здравый смысл и, естественно, свой богатый управленческий опыт.

При таком подходе говорить о целенаправленном улучшении бизнес-процессов путём их описания сложно. Это скорее творческий процесс со своими взлетами и падениями, свершениями и неудачами. Увы, с практически не передаваемым опытом. Что бы его получить - нужно найти"гуру" авторитета и начать с ним работать, а в статье можно только приводить примеры описаний бизнес-процессов и потихоньку на них учиться, например, в таком стиле: Потом выясняется, что почти такую же конструкцию он разместил в другой компании.

Стали формулировать правила выявления недобросовестных клиентов на ранних стадиях переговоров, и вот что получилось… Далее пример конкретного решения и т. В последние годы увеличилось число специалистов именно по вопросам оптимизации деятельности:

Бизнес-процесс: Согласование договора

Компания имеет действующие лицензии на все виды страхования и на работу с использованием сведений, составляющих государственную тайну. По данным на 1 квартал года в группе компаний работает более человек. В ней сотрудники работали с входящей и исходящей корресподенцией, договорами страхования, техническими заданиями на оценку риска и иными важными и зачастую конфиденциальными документами. Однако интерфейс системы был неудобен пользователям, в силу непроработанного механизма интеграции двух систем и недостатков, заложенных в архитектуре платформы.

Пути согласования документов не соответствовали реальным бизнес-процессам, а у администратора системы не было доступных инструментов для их модификации.

Очевидно, что процедура согласования договоров, осуществляемая в дефекты договорной практики и иных бизнес-процессов, применяемых в.

Бизнес процесс согласования Договоров Первый выпуск нашего сериала в году. Именно с этого процесса обычно начинается внедрение документооборота, часто на нём и заканчивается, но это другая история. А мы расскажем о простом и недорогом, но очень функционально насыщенном процессе согласования договоров, который мы недавно настроили одному из своих клиентов.

И вот что у нас получилось: Инициатор при необходимости вносит изменения в карточку Договора Шаг 3. Инициатор прикладывает в карточку Договора в системе проект договора и приложение к нему если требуется. Все версии договора с приложениями сохраняются в карточке с идентификацией номера версии. Инициатор задает список согласующих сотрудников. В случае, если впоследствии согласующими были высказаны замечания по проекту договора, то инициатор их получает в виде уведомлений.

После получения отредактированной версии договора, инициатор прикрепляет вторую версию документа к карточке договора и повторно запускает документ на согласование. При этом допускается одновременная работа над документом и внесение правок На согласование выделяется рабочих дней с момента запуска на согласование инициатором. Настраиваются уведомления, которые не дают согласующим забыть о необходимости согласования.

В случае если в течение отведенного времени согласование не произведено, то система направляет инициатору и исполнителю уведомления о нарушении сроков согласования. Генеральный директор, получив уведомление о необходимости проведения согласования, изучает приложенные к Договору документы и вносит замечания если они есть в проект договора в режиме правки.

Согласование договоров с электронной подписью в 1С:Документооборот

Задачи проекта С момента внедрения системы на предприятии в годах к реализованным процесса согласования договорных документов накопился целый ряд пожеланий по настройкам и доработкам, а также ряд недостатков. В году процесс был незначительно модернизирован, но основа осталась прежней. В году стало понятно, что бизнес-процесс перестаёт отвечать требованиям компании, и необходима его модернизация. Цель доработки существовавших бизнес-процессов: Проектные решения ЦФО — центр финансовой ответственности — тематический руководитель, ответственный за расходную часть бюджета.

РТН — руководитель тематического направления по доходным договорам.

Электронный документооборот для согласования договоров, служебок, приказов, любые маршруты движения документов, настройка бизнес- процессов.

Ускоряем согласование в разы Часто на согласование какой-то мелочи уходит больше времени, чем на исполнение. СБИС организует электронный документооборот без бюрократии. Сотрудник отправляет документ по готовому маршруту, а СБИС сам передает его по согласователям и следит за сроками. Выстраиваем процессы от начала и до конца Согласование - только часть процесса. На практике он всегда шире. Согласование поездки - только начало.

Потом надо получить деньги в подотчет; оформить командировочные; вернувшись, сделать и согласовать авансовый, а в конце вернуть остаток денег.

Автоматизированная система управления бизнес-процессом энергосбережения на предприятии

Анализ процесса Основной задачей при анализе процесса заключения договоров является устранение бюрократической волокиты, а соответственно, сокращение продолжительности процесса. При этом необходимо повысить качество заключаемых договоров через исключение повторяющихся ошибок Для решения этих задач подходят следующие методы анализа: Критерием разделения на типы может служить стоимость.

Вместо всех согласований ввести проверку на соответствие плану и утверждение.

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может.

Однозначного ответа на вопрос: Ответ сильно зависит от конкретной ситуации в Компании. Реинжиниринг нужен в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения. Когда поводов для особого беспокойства нет, но есть небольшие досадные накладки и недостатки в деятельности любимой компании: Показывая различие между оптимизацией и реинжинирингом процессов, необходимо уточнить, что выше мы описали две крайние точки на оси между которыми, конечно есть много переходных состояний.

Например, глобальная оптимизация процессов или частичный реинжиниринг. В последние годы мы в своей работе все чаще сталкиваемся с ситуацией глобальной оптимизации плавно перетекающей в реинжиниринговые решения. Изучили внимательно чертежи, опять собрали… Опять Паровоз. Американцы собрали лучших инженеров мира, собрали все в точности по чертежам Уже отчаявшиеся выкрали русского инженера Васю.

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

Бизнес-процессы объектов Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы объекта Организации для повышения эффективности описывают и регламентируют свою деятельность. Например, могут быть описаны и регламентированы бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласование договоров с клиентами и т. Модуль Процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации.

Согласование договора является более общей по отношению к влечет, но как элемент повышения эффективности бизнес-процесса является одним.

По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет. Согласовано; Согласовано с комментариями; Не согласовано. Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий.

Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится. Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач. Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24 Старт согласования договора Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным. Мы уделили интерфейсам особое внимание.

Как упростить процесс согласования договоров?

Узнай, как дерьмо в голове мешает тебе больше зарабатывать, и что ты лично можешь сделать, чтобы очистить свои"мозги" от него навсегда. Нажми здесь чтобы прочитать!